Políticas & Diretrizes AYA Earth Partners
Manual da Pessoa Membro
Prezados membros, Desejamos iniciar esta comunicação expressando nosso entendimento e reconhecimento da importância de proporcionar a todas e todos um ambiente de trabalho organizado, seguro e produtivo. Deste modo, gostaríamos de comunicar a implementação de um manual contendo diretrizes de convivência e uso do espaço do AYA Hub para que todas e todos possa usufruir de uma melhor experiência em nossas dependências.
1. INFORMAÇÕES GERAIS
▪ Respeito às pessoas e ao espaço é mandatório. Nenhum caso de racismo, homofobia, transfobia, gordofobia, etarismo, capacitismo, machismo e xenofobia será tolerado.
▪ Os ambientes comuns do AYA Hub são filmados por câmeras sem gravação de áudio. As imagens são protegidas e apenas acessadas em casos de solicitação formal acompanhada de justificativa.
2. ACESSO AO AYA HUB
2.1 ENDEREÇO
▪ O AYA Hub, sede da AYA Earth Partners, está localizado atualmente no 5° andar e 6° andar da Torre Rio Claro Offices na Alameda Rio Claro n° 28, Bela Vista, São Paulo/SP. 2.2 HORÁRIO DE FUNCIONAMENTO
▪ O AYA Hub opera de segunda à sexta – exceto em feriados, emendas de feriados, recessos e em casos de manutenções de grande porte previamente avisados – das 09h às 19h. Durante este período, as instalações do AYA Hub estarão abertas para uso e atividades programadas.
2.3 ACESSO DE PESSOAS MEMBRO NO AYA HUB
▪ O acesso às dependências dos AYA Hub é permitido apenas para pessoas membro registradas, convidadas e convidados autorizados previamente.
▪ O acesso de pessoas membro da AYA Earth Partners no AYA Hub é controlado exclusivamente através do Conexa, plataforma utilizada na gestão dos espaços do AYA Hub.
▪ Para ter acesso ao AYA Hub, é imprescindível que a pessoa membro tenha um cadastro ativo no Conexa e que realize seu check-in na recepção da Torre Rio Claro Offices. Na saída, é necessário realizar seu check-out.
▪ O cadastro e descadastro de pessoas membro no Conexa é feito exclusivamente pela equipe da AYA Earth Partners. A empresa/instituição membro precisa manter o AYA Hub atualizado sobre quais colaboradoras e colaboradores irão frequentar o espaço.
▪ O Conexa controla o número de colaboradoras e colaboradores de cada empresa/instituição. Caso o número exceda o previsto no contrato, uma diária no valor de R$ 1000,000 (mil reais) por pessoa extra.
2.4 ACESSO DE CONVIDADAS, CONVIDADOS E FORNECEDORES NO AYA HUB
▪ O acesso de convidadas, convidados e fornecedores de eventos, visitas e/ou visitas técnicas deve ser previamente comunicado à equipe de Operações e Facilities da AYA Earth Partners. Deverá ser fornecido o nome completo, RG, CPF e/ou número do passaporte, além do objetivo da visita com pelo menos 24h de antecedência para a devida liberação na recepção da Torre Rio Claro Offices.
▪ Convidadas e convidados para reuniões deverão ter seus nomes e emails cadastrados na reserva de sala no Conexa e precisarão apresentar na recepção da Torre Rio Claro Offices o QR Code de acesso. Demais convidadas e convidados deverão ser comunicados à recepção com antecedência através do envio de um e-mail para hinessp-recepcao@outlook.com com os detalhes do convidado ou convidada, incluindo nome, data e horário de visita.
▪ A permanência nas dependências do AYA Hub de convidadas, convidados e fornecedores deverá se restringir à duração e ao local informado da reunião, evento, visita e/ou visitas técnicas com tolerância máxima de uma hora antes e uma horas depois.
3. ESTACIONAMENTO & BICICLETÁRIO
3.1 ESTACIONAMENTO
▪ A Torre Rio Claro Offices conta com estacionamento gerenciado pela empresa Estapar localizado na Alameda Rio Claro, n°40. O estacionamento conta com o serviço de manobristas e pagamento é calculado com base nos valores da tabela abaixo:
▪ O estacionamento da Torre Rio Claro Offices não oferece o serviço através de mensalidade.
▪ É possível conferir outras opções de estacionamentos próximos da localização do AYA Hub através do Guia da Região.
3.2 BICICLETÁRIO
▪ A Torre Rio Claro Offices dispõe de um bicicletário dentro de seu estacionamento localizado na Alameda Rio Claro, n°40. Ele pode ser utilizado por todas as pessoas membro, e possuí em suas dependências vestiários e banheiros femininos e masculinos.
▪ Para acessar o bicicletário, é necessário possuir um cartão de acesso especial, o qual precisa ser solicitado para a equipe de Operações e Facilities da AYA Earth Partners por e-mail.
4. DIRETRIZES DE USO DO ESPAÇO E DE CONVIVÊNCIA
4.1 CUIDADOS COM O PATRIMÔNIO
▪ É proibido apoiar os pés e/ou se deitar na mobília – mesas, mesas de centro, estrutura da escada central, sofás, poltronas, pufes e cadeiras – do AYA Hub.
▪ É proibido realizar alterações, mesmo que momentâneas, do layout e da mobília, incluindo mesas e cadeiras, do AYA Hub sem a autorização formal da equipe de Operações e Facilities da AYA Earth Partners.
▪ É proibido retirar ou colocar cadeiras nas salas de reunião e/ou nos escritórios privados sem a autorização formal da equipe de Operações e Facilities da AYA Earth Partners. Cada sala de reunião e escritório privativo contam com um limite de pessoas máximo que deve ser respeitado.
▪ Caso seja constatado algum dano ao espaço ou mobiliário do AYA Hub, pedimos que notifique a equipe de Operações e Facilities o mais rápido possível para tratativa. Se comprovado algum prejuízo, será enviada uma notificação a empresa/instituição do responsável pelo dano e será cobrado o ressarcimento adequado do item.
4.2 RUÍDOS
▪ É proibido ouvir música, vídeo, áudio, bem como fazer reuniões ou ligações sem o uso de fones de ouvido ou no modo autofalante nos ambientes compartilhados do AYA Hub.
▪ Em caso de necessidade, sempre utilize os phonebooths e as salas de reunião mediante reserva no Conexa, ou o Terraço e a área externa.
4.3 ORIENTAÇÕES SOBRE OS BANHEIROS
▪ O AYA Hub dispõe de banheiros femininos, masculinos e para pessoas com deficiência nos corredores do hall de acesso no 5° andar e 6º andar, além de banheiros unissex em suas dependências.
▪ Absorventes para uso comum podem ser encontrados dentro de caixinhas abaixo das pias disponíveis nos banheiros unissex do AYA Hub.
4.4 USO DOS ELEVADORES
▪ A Torre Rio Claro Offices possui 2 (dois) elevadores sociais e 1 (um) elevador de serviço. O elevador mais próximo à porta de entrada, com visor branco, é de serviço e o mais distante, o social.
▪ O transporte de itens e volumes de médio e grande porte, incluindo estrutura de eventos e de catering, deverá ser feito exclusivamente pelo elevador de serviço e deverá ser comunicado à equipe de Operações e Facilities da AYA Earth Partners para a devida liberação do elevador.
4.5 ORIENTAÇÕES PARA FUMANTES
▪ É proibido fumar em todos os espaços fechados do AYA Hub, incluindo corredores e banheiros. Utilize o Terraço e a área externa para fumar.
▪ O descarte de bitucas nos locais designados é mandatório.
4.6 OBJETOS PESSOAIS ESQUECIDOS E PERDIDOS
▪ Atente-se a seus pertences, a AYA Earth Partners não se responsabiliza por objetos pessoais esquecidos e perdidos em suas dependências.
▪ Em caso de esquecimento ou perda, procure a equipe de Operações e Facilities para que o Achados & Perdidos seja consultado.
▪ Objetos encontrados nas dependências do AYA Hub são catalogados e guardados por um período de 90 dias. Após este período, eles são doados.
4.7 ALIMENTAÇÃO
▪ Atualmente, o AYA Hub não conta com um espaço específico para armazenamento e realização de refeições.
▪ É recomendado que as refeições sejam realizadas no balcão do Bar ou do Speakeasy, localizados respetivamente no 6º andar e no 5° andar. O descarte de resíduos orgânicos deve ser realizado nas lixeiras do Bar.
▪ Utilize o endereço da entrada principal do prédio, Alameda Rio Claro, 28, para entregas de delivery e sempre mantenha-se atenta(o) à previsão de entrega.
▪ Consulte nosso Guia da Região para conferir sugestões de restaurantes e cafeterias nos arredores do AYA Hub.
4.8 CONSUMO DE BEBIDAS ALCÓOLICAS
▪ O consumo de bebidas alcoólicas é desincentivado antes das 18h nas dependências do AYA Hub.
4.9 PLANTAS
▪ É proibido o descarte de resíduos e de líquidos de qualquer natureza, inclusive água, nos vasos e nas plantas do AYA Hub.
▪ A manutenção das plantas é realizada diariamente pela equipe de paisagismo.
▪ É proibido mover e retirar as plantas de seus lugares sem a autorização da equipe de Operações e Facilities da AYA Earth Partners. Alterações só podem ser realizadas pela equipe de paisagismo.
5. DIRETRIZES DE SUSTENTABILIDADE
5.1 USO DE MATERIAIS DESCARTÁVEIS
▪ A utilização de embalagens e utensílios de plásticos de uso único e não biodegradável é proibido nas dependências do AYA Hub. Dispomos de copos de vidro, xícaras, talheres e pratos para uso no Bar.
5.2 DISPERDÍCIOS
▪ Evite sempre que possível realizar impressões desnecessárias, desperdiçar alimentos e utilizar matérias descartáveis, mesmo que sejam biodegradáveis; sempre dê preferencial ao uso consciente, responsável e sustentável.
5.3 DESCASTE DE RESÍDUOS & RECICLAGEM
▪ É obrigatório realizar o descarte de lixo orgânico e não reciclável nas lixeiras indicadas (sacos pretos).
▪ É obrigatório realizar o descarte o lixo reciclável nas lixeiras indicadas (sacos transparentes ou verdes).
6. DIRETRIZES DE SEGURANÇA
6.1 MEDIDAS DE SEGURANÇA PREVENTIVA
▪ Evite sempre andar e digitar ao celular ao mesmo tempo, principalmente nas escadas.
▪ Ao descer ou subir a escada central, sempre utilize o corrimão.
▪ Atente-se sempre aos desníveis inerentes ao piso do AYA Hub. Lembre-se que o material se trata de madeira de demolição, portanto ele não é uniforme.
▪ Atente-se sempre às divisórias e portas de vidro para que não haja acidentes.
▪ É proibido retirar abajures e itens fixos do AYA Hub de suas respectivas tomadas. Trata-se de tomadas comandadas e automatizadas, e o uso indevido pode sobrecarregar o sistema elétrico, causando danos materiais.
6.2 MEDIDAS DE SEGURANÇA NO TERRAÇO
▪ Menta-se sempre atenta(o) no Terraço e evite subir quando estiver chovendo, garoando, ou se o piso da escada estiver molhado.
▪ Respeite a distância segura dos guarda-corpos e nunca os utilize como apoio para objetos.
▪ É proibido entrar nas áreas delimitadas pelo jardim e na área onde estão localizados os painéis solares.
▪ Não suba no segundo nível do deck ou fique em pé, é permitido apenas permanecer sentado no nível mais baixo.
6.3 SITUAÇÕES DE EMERGÊNCIA
▪ A escada para saída de emergência encontra-se ao lado esquerdo da saída principal.
▪ O condomínio conta com bombeiros 24h para casos de emergência.
6.4 CONTATO CENTRAL DE SEGURANÇA 24H
▪ É recomendado que todas as pessoas membro do AYA Hub salvem o contato da central de segurança 24h do prédio, a qual realiza atendimento apenas via Whatsapp: Central de Segurança 24h: (11) 987680274
7. DIRETRIZES DE TECNOLOGIA & INFRAESTRUTURA
7.1 DISPOSIÇÕES GERAIS
▪ O AYA Hub dispõe de uma equipe Técnica durante todo horário comercial para atendimento de demandas sobre tecnologia e infraestrutura.
▪ O AYA Hub dispõe de duas redes Wi-Fi. A AYA_Members possui senha e é disponibilizada apenas para pessoas membro. A AYA_Guest é uma rede aberta e pode ser acessada por convidadas e convidados sem senha.
▪ O AYA Hub dispõe de uma impressora localizada no 5° andar. Para utilizá-la, é necessário submeter o arquivo para impressão na plataforma Conexa.
▪ Lembre-se sempre que todas as tomadas das dependências do AYA Hub são 220V.
7.2 ACESSO AOS ESCRITÓRIOS PRIVATIVOS E ÀS SALAS DE REUNIÃO
▪ O acesso aos escritórios privativos e às salas de reunião é realizado exclusivamente através do sistema de biometria facial implementado no AYA Hub.
▪ Para acessar os escritórios privativos, a pessoa membro deve possuir cadastro no Conexa, realizado apenas pela equipe da AYA Earth Partners. Em caso de dificuldades e problemas, procure a equipe Técnica do AYA Hub.
▪ Para acessar as salas de reunião, a pessoa membro deverá realizar uma reserva pela plataforma Conexa e possuir foto cadastrada. A liberação da sala ocorre conforme horário agendado de modo que, caso seja necessário preparar a sala para uma reunião, recomenda-se realizar a reserva mais cedo. Em caso de dificuldades e problemas, procure a equipe Técnica do AYA Hub.
7.3 INFRAESTRUTURA
▪ Todas as salas contemplam televisores e infraestrutura para videochamada com Cabo HDMI e USB.
▪ Os recursos do AYA Hub possuem a tecnologia plug and play, ou seja, é necessário apenas conectar os cabos em seu equipamento. Os equipamentos possuem configuração de reconhecimento de conectividade, assim, conectado notebook no cabo HDMI e USB, todos os equipamentos ligam automaticamente e desligam após 2 minutos de inatividade.
▪ As persianas são controladas por meio de um controle remoto disponível nas salas. Caso tenha alguma dificuldade para abri-las ou fechá-las, procure alguém do time de Operações e Facilities para te orientar.
▪ Em caso de necessidade de alterações na climatização e iluminação em espaços nas dependências do AYA Hub, é necessário contatar a equipe de Operações e Facilities.
8. DIRETRIZES DE EVENTOS
▪ Além de contar com escritórios privativos e ambientes compartilhados para trabalho, o AYA Hub é um espaço que busca promover eventos relacionados à transição para uma economia Carbono Zero e demais temáticas sustentáveis.
▪ Os eventos realizados no AYA Hub são privados, de acesso restrito aos convidados, de modo que, quando houver a realização de evento abertos, convites serão enviados por e-mail.
▪ O serviço de Alimentos & Bebidas é de consumo exclusivo dos participantes do evento.
▪ Caso deseje realizar um evento no AYA Hub, consulte ou solicite ao seu ponto de contato AYA o Manual de Eventos e o Formulário de Eventos para obter todas as informações necessárias. Contamos com a colaboração e entendimento para que possamos assegurar um ambiente acessível, organizado e saudável para todas e todos nas dependências do AYA Hub. Caso haja dúvidas ou sugestões, estamos à disposição para esclarecimentos.
Agradecemos a compreensão e a cooperação.
Atenciosamente, AYA Earth Partners
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Eduardo Aranibar
CEO da AYA Earth Partners
www.ayahub.com.br